西南林业大学印章管理规定
作者:综合科 文章来源:综合科 发布时间:2020-06-19 16:34:56 浏览次数:23899

西南林业大学印章管理规定

     

第一章    

第一条  为进一步加强和规范学校印章管理,切实维护学校合法权益,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号),结合学校实际,制订本暂行规定。

第二条  本规定印章包括校党委印章、校行政印章(含钢印),校纪委印章、校领导公务签字章、学校党政职能部门印章、学院党政印章、学校团委及各学院团委印章、学校专用章(财务专用章、合同专用章)、学校科研机构印章、附属单位和学校各种业务专用章(证明专用章)、校内各社会团体(各协会、学会)印章等。

第三条  学校各类印章统一由党委办公室(校办公室)(以下简称“党办校办”)根据国家规定刻制、监督、管理。

第四条  各学院、各部门、各单位主要负责人是本单位印章管理的第一责任人,要指派专人(监印人)负责保管和使用本单位印章,监印人员名单要报党办校办备案,监印人不得擅自用印。对擅自使用而产生不良后果的,学校要追究当事人及该单位主要负责人及监印人的责任。

 

第二章  印章规格、刻制和启用

第五条  印章规格

(一)印章形制上一般为圆形,依性质中间刊党徽或五角星。业务专用章的形状、样式根据需要,同时考虑传统习惯刻制,内含“XXX专用章”。名章不做统一规定。

(二)印章所刊单位名称使用全称,所刊汉字一般应使用国务院公布的简化字。

(三)印章质料根据实际需要确定。

第六条  印章刻制

(一)校级印章刻制。由党办校办持上级主管部门批准成立的批件及证明信函,到公安部门指定的刻章单位刻制印章。

(二)处级机构印章刻制。新成立的处级机构或变更名的处级机构,由主办部门填报申请表(附件),附学校或上级有关部门批准成立(调整)该机构的公文,报党办校办审核后到公安部门指定的刻章单位刻制印章。

(三)科研机构印章刻制。由申请刻章的科研机构填报申请表,并附相关文件,经科研主管部门签批意见,报党办校办审核后到公安部门指定的刻章单位刻制印章。

(四)业务专用章刻制。由申请部门填报申请表,经主管部门审核,分管联系校领导签批后,报党办校办审核后到公安部门指定的刻章单位刻制印章。

(五)其它印章刻制。由申请单位提出书面申请,附学校批准成立该机构的文件,经相关部门审核,报党办校办审核后到公安部门指定的刻章单位刻制印章。

(六) 学校原则上不刻制电子印章。确属工作需要,需在电子文档上使用印章时,可采用扫描合成等方式制作,但须参照相应实物印章的审批办法申请使用。用印申请单位应保证版面不可篡改性、印章与文档的不可分割性。

(七)印章补发换发。印章的印文磨损严重需要换发时,由用印单位填写申请表,并于文尾拓具印模,标明制发日期,报党办校办审核后到公安部门指定的刻章单位刻制印章;印章损毁或遗失时,监印人员应及时向党办校办报告,用印单位应填写补发印章申请表,并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处,报党办校办审核后到公安部门指定的刻章单位刻制印章。补发印章印文字体应有异于原印章,以示区别。遗失之印寻获时,须即交党办校办销毁。

第七条  印章启用

(一)印章刻制完成后,党办校办办理备案启用登记手续,正式发文后启用。 

(二)任何部门和个人不得违规使用印章,不得伪造印章,不得利用其他渠道私自刻制印章。违反规定者,学校对责任人予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送司法机关依法处理。

(三)校内外任何机构和个人均不得刻制带有“西南林业大学”相关字样的印章从事与教育、培训、科研转化等有关的商业活动。一经发现,校内监管部门应立即采取措施,予以取缔禁止。

 

第三章  印章管理与使用

第八条  印章管理

(一)党办校办是学校各类印章的综合管理部门,各学院、各部门、各单位办公室是本单位印章的管理部门,科学技术处、社会科学管理办公室、科技开发服务办公室是科研单位印章的管理部门。各单位应指定专人负责印章的管理工作,盖章时要规范,使盖出的印章端正、清晰、美观,印章不能歪斜或颠倒。落款处加盖的印章应“骑年压月”。

(二)党办校办要建立印章刻制登记表,分门别类(如党、政、团等)和分时段对所刻制的印章进行登记,拓具印模、样本,依序装订成册,以利管理。

(三)各单位党政正职领导以及分管联系校领导要对本单位各类印章的使用情况进行监督、检查,各学院、各部门、各单位办公室主任或监印人负责本单位印章的保管和使用。学院及其下属单位的印章由学院办公室统一保管。印章平日随用随锁,假日加封。如有遗失或误用,由监印人员负完全责任。

(四)监印人员必须亲自用印,不能随意委托他人代为盖印。用印前须按各级用印负责人的审批意见审查用印文件的内容、格式,无误后方可用印。对不合规定、不合手续的用印,监印人员应提出异议并向本单位领导或党办校办报告。凡批准手续不全的,一律不能用印,违反此规定所造成的一切后果,由监印人员负责。

(五)印章不固定换发年限,实行印章年检制,各单位监印人员对本单位各类印章每年至少检查一次,党办校办对全校各类印章检查一次。未按时年检或年检不通过的印章,不得继续使用。党办校办可根据实际情况,不定期对各单位现有的各类印章进行有针对性的检查、核实。

(六)主管、监印人员工作交接时,应拓具印模样本列册专案移交。

第九条  印章使用

(一)学校党政印章是按照国家规定,由教育厅正式批准刻制给予学校使用,体现学校的权力、凭信和职责,对内对外使用。

(二)各学院、各部门、各单位党政印章是经学校批准、刻制给各学院、各部门、各单位使用,只能以单位或部门名义在学校授权范围内或学校批准经办业务的权责范围内使用,一般不对外使用,更不能未经学校授权对外签订具有法律效力的合同及其它契约类文书。对外使用时,不具有独立的法人资格,没有法律效力。对超出学校授权范围或部门职责擅自使用而产生不良后果的,学校将追究当事人及其单位领导的责任。

(三)专用印章是学校及各职能部门为履行自己的某一项专门业务而使用的印章。专用印章不能代表学校或部门的权力和凭信,只说明印章上刊明的专用范围。

(四)钢印仅限于加盖在各种证书的照片上,不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志,不能独立使用。除学校及特殊情况经校长特别批准外,校内任何单位不得刻制钢印。

(五)校领导公务签名章,属于机关或单位的公务章,代表学校领导人的身份,是行使职务的标志,具有权威性。校领导公务签字章由党办校办负责管理使用。二级单位领导手章,原则上只在本单位内使用。

(六)科研机构印章

      1.学校各类科研机构印章的使用范围是:(1)校内工作联系;(2)学术交流;(3)宣传、推荐、申报科技成果;(4)向学校推荐或申报科研项目。

      2.因校内科研机构不具有法人资格,为此,禁止使用科研机构印章签订各类对外合同和协议,尤其是经济类合同和协议。违者,学校将追究该科研机构负责人、印章管理人和当事人的责任。

      3.科技处要加强对科研机构印章使用的监督,要定期检查校内科研机构印章的使用和管理情况。

(七)监印人员在用印时必须审阅、了解用印内容,同时要留存相关材料。使用印章一般要保存的材料有:

1.公文、信函须保留有领导人签批的草稿和一份正式文件(含附件)、材料。

2.协议书、合同书须保留一份文本。

3.毕业证书、荣誉证书等要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书样本,要逐一核对证书与名册的人员是否相符,并点清证书数量与名册的人数是否相同。

4.若确实没有留存材料的,要详细记载用印情况。

(八)每次用印都应进行登记,登记的项目包括:用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、用印数。

(九)学校所有需要盖印章的介绍信、证明及对外的公文,应统一编号登记,以备查询、存档。使用介绍信要盖两处印章,一处盖在公函连接线上,一处盖在落款处。需开具学校证明、介绍信外出联系工作的校内各类人员须凭所在单位的证明或有关职能部门签署意见并加盖印章,方可开具校级证明、介绍信。监印人员一律不得在空白介绍信加盖学校印章。

(十)监印人员应定期整理留存材料,归档备案。

(十一)印章原则上不得携带出机关或单位以外使用,不能脱离印章管理人员的监督。特殊情况须借出使用时,用印单位须出具申请报告,由单位主要负责人审核,分管联系校领导批准后方可借出,并派人监印。各级领导不得私自使用公章。

(十二)监印人员对未经本单位负责人批准用印的文件,不得擅自用印,违者后果自负。

第十条  印章使用程序

(一)学校印章的使用,必须由用印单位或个人按批办单(附件)流程提出申请,业务主管部门签署意见,报分管联系校领导审批或由党办校办主任在学校授权范围内审批,监印人员凭学校领导或办公室主任签字,经确认无误,加盖学校印章。

(二)各学院、各部门、各单位党政印章的使用,由用印单位或个人提出申请,经单位党政主要领导批准,单位监印人员凭单位领导签字,确认无误,加盖单位印章。

(三)各职能部门在处理本部门职责范围内的事务时,盖部门印章。职能部门印章的使用,由部门主要负责人审批、签字,填写用印登记表,监印人员按规定用印。

(四)使用印章的范围一般应与批准人的职权范围相适应。盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(五)各类学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、专业证书、进修证书等学习证书(证件)用印,用印单位要分别出具经学生处、教务处、研究生处、继续教育学院负责人签字的批办单,并派有关工作人员与党办校办监印人共同监印。

(六)以学校名义颁发的各类证书、证件、聘书、奖状等用印,由承办单位造册,出具经职能部门审核与负责人签字的批办单,并经校长或分管校领导签批后方可用印。

(七)以学校名义署名的文件、报告、函件等的用印,要经党校校办审核,分管联系校领导签批,按学校有关行文规定办理。

(六)学校上报的科研项目申请表、鉴定证书及科研报奖材料等的用印,要出具经科技处负责人签字,分管联系校领导签批的批办单。

(七)以学校名义签订的合同、协议的用印,要经校长签字(盖章)或委托代表人签字。

(八)办理提款、开户银行帐户等的用印,要出具财处负责人签字,分管联系校领导签批的批办单。

(九)治安、消防等用印,要出具保卫处负责人签字,分管联系校领导签批的批办单。

(十)以学校名义向外刊登广告等的用印,要经校长或分管校领导签批。

(十一)学校车辆年审、报废等用印,要经党办校办、国资处、财务处登记备案,并出具车辆管理部门负责人签字的批办单。

(十二)学校印章一般不对个人使用,教职工和学生个人需用校印时,必须由其所在学院、校直单位或科研机构委派专人,报分管联系校领导批准或党办校办主任在校领导授权范围内审批,方能使用校印。

(十三)其他情况使用校印,须经党办校办负责人或校领导签批。

   

第四章  印章销毁

第十一条  单位印章在单位名称变更、机构撤消和式样变更时应立即停用。停用的印章不得在原单位长期留存,要及时送交党办校办。党办校办要发文通知有关单位,并在通知中说明停用原因,标明停用印章的印模和停用时间。

第十二条  旧印章停用后,已失去原有的法人标志或行政效力,不能作为现行机关、单位职权活动的凭证。

第十三条  因单位名称变更,或改变隶属关系,使旧印章停用,而新印章又未刻制出来时,若因工作急需使用印章,可由相关部门(单位)代章,代章的使用手续与正式印章相同。代章要在落款后面注明“代”字。党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级,没有任何关系的单位不能代章。

第十四条  党办校办收回废旧印章后要进行登记销账。对于重要单位或具有保存价值的印章要分期向学校档案馆移交存档;对于一般单位或临时性单位,保存价值不大的印章应集中起来,定期销毁;属领导个人的手章,应退还给本人;一般戳记,可以经单位领导批准予以销毁。

第十五条  销毁废旧印章,必须报党办校办主任批准,销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存,以备日后查考之用。

 

第五章    

第十六条  本规定由党办校办负责解释,未尽之处,将应工作的发展予以补充。

第十七条  本规定自印发之日起施行。

 

 

 

 

附件:1.西南林业大学印章刻制申请表

2.西南林业大学用印批办单

 


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